MENGUKUR HASIL KINERJA KARYAWAN KANTOR

MENGUKUR OUTPUT KARYAWAN KANTOR

Pengukuran kerja (work measurement) digunakan untuk menentukan dalam pengaturan hari kerja diantara sudut pandang pekerja dan penyedia pekerjaan
Banyak metode digunakan untuk mengukur kinerja kerja. Beberapa aktivitas perkantoran diukur dengan menghitung banyaknya hasil pekerjaan yang diperoleh karyawan.

SIFAT-SIFAT PENGUKURAN KERJA
Dikarenakan banyaknya manajer administratif kantor yang lebih memperhatikan mengenai efisiensi dan produktivitas, menyebabkan pengukuran aktivitas kantor mendapat perhatian penting lebih dibandingkan masa lalu.

Sasaran Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja bermanfaat khususnya dalam membandingkan seberapa besar output yang dihasilkan karyawan terhadap tingka produksi yang diharapkan.
Kegunaan pengukuran kerja lainnya ialah untuk membantu dalam perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Dengan menggunakan standar pekerjaan, memudahkan manajer administatif kantor untuk menentukan jam kerja yang efisien dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan.
Sasaran lain dalam pengukuran kinerja ialah untuk membantu dalam menentukan metode dan proses pekerjaan yang efisien. Adapun cara untuk menentukannya ialah dengan menilai karyawan mana yang memiliki produktivitas tinggi dan produktivitas rendah, sehingga memudahkan dalam membandingkan karyawan berdasarkan tingkatan output sesuai standar yang diharapkan. Jika karyawan memiliki produksi yang rendah daripada harapan, maka pengukuran ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apa penyebab dari produktivitas karyawan yang rendah. Jika penyebabnya berpengaruh terhadap efisiensi karyawan, maka dibutuhkan suatu penyelidikan atas program pelatihan karyawan.




Karakteristik Pengukuran Aktivitas Kantor
Untuk memperoleh hasil yang akurat, maka tugas-tugas kantor harus dilakukan secara baik dan konsisten dari satu penilaian ke penilaian lainnya, karena perhitungan yang salah dapat merusak hasil pengukuran.
Aktivitas yang membutuhkan sejumlah pertimbangan dan pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang tidak dapat diukur. Sebab waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan ini adalah bervariasi, dan hasil pengukurannya pun tidak cukup dipercaya dikembangkan sebagai standar yang akurat.

PROGRAM PENGUKURAN KERJA
Di bawah ini adalah tahap demi tahap dalam penerapan suatu program pengukuran kerja:
1. Buat perencanaan pendahuluan.
2. Menyewa karyawan.
3. Penerimaan keuntungan dari pendukungan program.
4. Kumpulkan data penting.
5. Meneliti data yang telah dikumpulkan dan mengembangkan standar.
6. Melatih supervisor dan para manajer.
7. Instruksi karyawan.
8. Follow up.

TEKNIK-TEKNIK PENGUKURAN KERJA
Beberapa teknik pengukuran kerja digunakan untuk mengembangkan standar kerja. Ketika memilih suatu teknik yang sesuai untuk digunakan, maka ukuran yang harus dipertimbangkan ialah sebagai berikut:
1. Penggunaan yang diharapkan dari standar
2. Derajat kesamaan yang dibutuhkan sebagai standar
3. Biaya yang diperlukan organisasi dalam mengembangkan standar
4. Sifat-sifat pekerjaan sebagai standar yang ditetapkan
5. Derajat untuk mengetahui individu yang bertanggung jawab dalam pemahaman program serta unsur-unsur yang digunakan dalam menentukan pengukuran kerja dan standar kerja.
Catatan Produksi
Seperti teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi terbilang sederhana dan cepat. Ini digunakan oleh para karyawan untuk mengukur jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Dalam mengakumulasi catatan produksi dari seluruh pekerja, penjumlahan dibuat berdasarkan total unit yang mereka produksi dan total jumlah waktu yang diperlukan untuk memproduksi unit-unit tersebut. Dengan membagi total unit yang diproduksi dengan total waktu yang diperlukan untuk memproduksi satu unit, kita dapat menentukan unit output standar. Di beberapa instansi, standar dapat diatur baik secara upward/menaik maupun downward/menurun sebagai alat pengukuran kerja dari para karyawan berdasarkan standar rata-rata.

Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Penggunaan dasar statistik, dalam teknik pengambilan sampling pekerjaan yang menggunakan pengamatan secara acak untuk menentukan banyaknya waktu yang dihabiskan oleh setiap elemen dalam setiap prosedur kantor. Jika sebuah prosedur diamati secara acak maka hasilnya pun dapat dipercaya sama seperti saat kita melakukan pengamatan secara teratur di setiap periode. Aspek yang paling penting dari teknik pengambilan sampel adalah keakuratan dalam proses pengidentifikasian dari tipe kegiatan yang dilakukan oleh karyawan saat pengamatan acak dilakukan.

Menentukan jumlah sampel yang cocok untuk sampel teknik kerja yang berhasil. Cocoknya jumlah tersebut tergantung sebagai berikut:
1. sebagian waktu aktifitas kecil dari total proses kerja
2. dibutuhkan toleransi
3. reliabilitas dari hasil toleransi

Keuntungan dan Kerugian Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Keuntungan:
1. hasilnya memiliki tingkat kebenaran (akurasi) tinggi,
2. tekniknya tidak membutuhkan jasa analis yang dilatih keras
3. tekniknya sesuai dengan biaya perbaikan
4. hasilnya dapat terkumpul lebih cepat
5. sampel pekerjaan sangat baik digunakan dalam jangka waktu pekerjaan yang lama


adapun beberapa kerugian dari teknik work sampling ini ialah:
1. beberapa karyawan memiliki kecenderungan untuk menunjukan perbedaan ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati
2. prosedur yang menggunakan penomoran menit tidak cocok dengan work sampling
3. untuk menetapkan standar, rekaman produksi harus menentukan setiap unit output. Rekaman output tidak selalu siap untuk diakses
4. penggunaan dari penarikan work sampling cukup rumit sehingga analisis pelatihan dibutuhkan
5. berbagai macam elemen dari proses tersebut adalah sesuatu hal yang sulit untuk di mengerti oleh karyawan. Sehingga hasilnya karyawan tdak mendukung program tersebut sepenuhnya.

Time Study
Dikenal juga sebagai stopwatch study atau stopwatch time study. Time study menggunakan sebuah stopwatch dalam proses pengumpulan data, untuk memperbaharui keefektifan teknik ini semua hal yang hanya menghabiskan waktu harus dikurangi sebelum proses pekerjaan dianalisis.
Teknik time study meliputi tiga langkah:
1. memecahkan pekerjaan ke dalam elemen dasar
2. simpan dalam lembar time study jumlah konsumsi dari tiap elemen waktu belajar. Langkah ini diulang beberapa putaran dalam proses kerja
3. tentukan standar yang tepat dalam penggunaan waktu oleh setiap elemen dalam proses pekerjaan.

Micromotion Study
Tujuan dari micromotion study ialah untuk menampilkan data untuk menentukan standar, rekaman visual dianalisis untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi setiap elemen dari proses kerja. Perhitungan waktu dapat dilakukan dengan dua cara:
1. Melipatgandakan jumlah
2. menggunakan stopwatch
jika elemen dari proses kerja adalah menit, maka diperlukan sebuah mikrometer. Predetermined Standard Time Data
Ketika dilakukan pendeterminasian waktu standar, analisis yang dilakukan ada beberapa tahap, yaitu:
1. proses pekerjaan dibagi menjadi beberapa elemen menit
2. setiap elemen dianalisis dalam kegiatan yang dilakukan
3. untuk membagikan standarnya, setiap kegiatan dalam proses pekerjaan dibagi dengan standar waktu yang telah ditetapkan. Tahap ini diulang oleh setiap elemen
4. standar untuk seluruh proses ditemukan dengan penambahan waktu standar setiap kegiatan masing-masing

LEVEL KINERJA
Karena sebagian besar teknik pengukuran kerja mencakup data secara berkala yang menunjukan proses kerja, maka teknik itu tidak mempertimbangkan perbedaan individual antara pekerja, efek dari kelelahan yang dialami, interupsi, coffee breaks, istirahat dan seterusnya.
Penggunaan analisis pelatihan untuk pengukuran level presetasi kerja sangat menguntungkan

STANDAR KERJA
Tujuan utama dari pengukuran kerja ialah untuk mengumpulkan data untuk digunakan dalam mengatur standar-standar pekerjaan ketatausahaan. Standar kerja seharusnya tidak ditetapkan pada tingkatan yang paling efisien, karyawan produktif dapat tercapai.

Keuntungan-keuntungan standar kerja
Pemakaian standar kerja memberikan beberapa manfaat, diantaranya:
1. Membantu meningkatkan efisiensi dengan yag mana karyawan dapat melaksanakan pekerjaan mereka
2. Mereka membantu menginformasikan karyawan dari tingkat produksi mereka yang diharapkan
3. Mereka membantu manager didalam membuat keputusan-keputusan personil
4. Karena karyawan menyadari prosedur-prosedur untuk melaksanakan pekerjaan mereka, lebih sedikit pengawasan diperlukan dan kendali lebih besar diatas proses pekerjaan yang tepat.
5. Mereka menyediakan dasar untuk system upah dorongan
6. Mereka membantu memperbaiki moral karyawan dengan membuat karyawan dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan mereka.

SUMBER: Quible,Zane K.2001.Administrative Office Management.Prentice Hall:New Jersey