Minggu, 28 September 2008

MENGUKUR HASIL KINERJA KARYAWAN KANTOR

MENGUKUR OUTPUT KARYAWAN KANTOR

Pengukuran kerja (work measurement) digunakan untuk menentukan dalam pengaturan hari kerja diantara sudut pandang pekerja dan penyedia pekerjaan
Banyak metode digunakan untuk mengukur kinerja kerja. Beberapa aktivitas perkantoran diukur dengan menghitung banyaknya hasil pekerjaan yang diperoleh karyawan.

SIFAT-SIFAT PENGUKURAN KERJA
Dikarenakan banyaknya manajer administratif kantor yang lebih memperhatikan mengenai efisiensi dan produktivitas, menyebabkan pengukuran aktivitas kantor mendapat perhatian penting lebih dibandingkan masa lalu.

Sasaran Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja bermanfaat khususnya dalam membandingkan seberapa besar output yang dihasilkan karyawan terhadap tingka produksi yang diharapkan.
Kegunaan pengukuran kerja lainnya ialah untuk membantu dalam perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Dengan menggunakan standar pekerjaan, memudahkan manajer administatif kantor untuk menentukan jam kerja yang efisien dalam menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan.
Sasaran lain dalam pengukuran kinerja ialah untuk membantu dalam menentukan metode dan proses pekerjaan yang efisien. Adapun cara untuk menentukannya ialah dengan menilai karyawan mana yang memiliki produktivitas tinggi dan produktivitas rendah, sehingga memudahkan dalam membandingkan karyawan berdasarkan tingkatan output sesuai standar yang diharapkan. Jika karyawan memiliki produksi yang rendah daripada harapan, maka pengukuran ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apa penyebab dari produktivitas karyawan yang rendah. Jika penyebabnya berpengaruh terhadap efisiensi karyawan, maka dibutuhkan suatu penyelidikan atas program pelatihan karyawan.




Karakteristik Pengukuran Aktivitas Kantor
Untuk memperoleh hasil yang akurat, maka tugas-tugas kantor harus dilakukan secara baik dan konsisten dari satu penilaian ke penilaian lainnya, karena perhitungan yang salah dapat merusak hasil pengukuran.
Aktivitas yang membutuhkan sejumlah pertimbangan dan pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang tidak dapat diukur. Sebab waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan ini adalah bervariasi, dan hasil pengukurannya pun tidak cukup dipercaya dikembangkan sebagai standar yang akurat.

PROGRAM PENGUKURAN KERJA
Di bawah ini adalah tahap demi tahap dalam penerapan suatu program pengukuran kerja:
1. Buat perencanaan pendahuluan.
2. Menyewa karyawan.
3. Penerimaan keuntungan dari pendukungan program.
4. Kumpulkan data penting.
5. Meneliti data yang telah dikumpulkan dan mengembangkan standar.
6. Melatih supervisor dan para manajer.
7. Instruksi karyawan.
8. Follow up.

TEKNIK-TEKNIK PENGUKURAN KERJA
Beberapa teknik pengukuran kerja digunakan untuk mengembangkan standar kerja. Ketika memilih suatu teknik yang sesuai untuk digunakan, maka ukuran yang harus dipertimbangkan ialah sebagai berikut:
1. Penggunaan yang diharapkan dari standar
2. Derajat kesamaan yang dibutuhkan sebagai standar
3. Biaya yang diperlukan organisasi dalam mengembangkan standar
4. Sifat-sifat pekerjaan sebagai standar yang ditetapkan
5. Derajat untuk mengetahui individu yang bertanggung jawab dalam pemahaman program serta unsur-unsur yang digunakan dalam menentukan pengukuran kerja dan standar kerja.
Catatan Produksi
Seperti teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi terbilang sederhana dan cepat. Ini digunakan oleh para karyawan untuk mengukur jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Dalam mengakumulasi catatan produksi dari seluruh pekerja, penjumlahan dibuat berdasarkan total unit yang mereka produksi dan total jumlah waktu yang diperlukan untuk memproduksi unit-unit tersebut. Dengan membagi total unit yang diproduksi dengan total waktu yang diperlukan untuk memproduksi satu unit, kita dapat menentukan unit output standar. Di beberapa instansi, standar dapat diatur baik secara upward/menaik maupun downward/menurun sebagai alat pengukuran kerja dari para karyawan berdasarkan standar rata-rata.

Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Penggunaan dasar statistik, dalam teknik pengambilan sampling pekerjaan yang menggunakan pengamatan secara acak untuk menentukan banyaknya waktu yang dihabiskan oleh setiap elemen dalam setiap prosedur kantor. Jika sebuah prosedur diamati secara acak maka hasilnya pun dapat dipercaya sama seperti saat kita melakukan pengamatan secara teratur di setiap periode. Aspek yang paling penting dari teknik pengambilan sampel adalah keakuratan dalam proses pengidentifikasian dari tipe kegiatan yang dilakukan oleh karyawan saat pengamatan acak dilakukan.

Menentukan jumlah sampel yang cocok untuk sampel teknik kerja yang berhasil. Cocoknya jumlah tersebut tergantung sebagai berikut:
1. sebagian waktu aktifitas kecil dari total proses kerja
2. dibutuhkan toleransi
3. reliabilitas dari hasil toleransi

Keuntungan dan Kerugian Pengambilan Sampel dalam Kegiatan Kerja
Keuntungan:
1. hasilnya memiliki tingkat kebenaran (akurasi) tinggi,
2. tekniknya tidak membutuhkan jasa analis yang dilatih keras
3. tekniknya sesuai dengan biaya perbaikan
4. hasilnya dapat terkumpul lebih cepat
5. sampel pekerjaan sangat baik digunakan dalam jangka waktu pekerjaan yang lama


adapun beberapa kerugian dari teknik work sampling ini ialah:
1. beberapa karyawan memiliki kecenderungan untuk menunjukan perbedaan ketika mereka tahu bahwa mereka sedang diamati
2. prosedur yang menggunakan penomoran menit tidak cocok dengan work sampling
3. untuk menetapkan standar, rekaman produksi harus menentukan setiap unit output. Rekaman output tidak selalu siap untuk diakses
4. penggunaan dari penarikan work sampling cukup rumit sehingga analisis pelatihan dibutuhkan
5. berbagai macam elemen dari proses tersebut adalah sesuatu hal yang sulit untuk di mengerti oleh karyawan. Sehingga hasilnya karyawan tdak mendukung program tersebut sepenuhnya.

Time Study
Dikenal juga sebagai stopwatch study atau stopwatch time study. Time study menggunakan sebuah stopwatch dalam proses pengumpulan data, untuk memperbaharui keefektifan teknik ini semua hal yang hanya menghabiskan waktu harus dikurangi sebelum proses pekerjaan dianalisis.
Teknik time study meliputi tiga langkah:
1. memecahkan pekerjaan ke dalam elemen dasar
2. simpan dalam lembar time study jumlah konsumsi dari tiap elemen waktu belajar. Langkah ini diulang beberapa putaran dalam proses kerja
3. tentukan standar yang tepat dalam penggunaan waktu oleh setiap elemen dalam proses pekerjaan.

Micromotion Study
Tujuan dari micromotion study ialah untuk menampilkan data untuk menentukan standar, rekaman visual dianalisis untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi setiap elemen dari proses kerja. Perhitungan waktu dapat dilakukan dengan dua cara:
1. Melipatgandakan jumlah
2. menggunakan stopwatch
jika elemen dari proses kerja adalah menit, maka diperlukan sebuah mikrometer. Predetermined Standard Time Data
Ketika dilakukan pendeterminasian waktu standar, analisis yang dilakukan ada beberapa tahap, yaitu:
1. proses pekerjaan dibagi menjadi beberapa elemen menit
2. setiap elemen dianalisis dalam kegiatan yang dilakukan
3. untuk membagikan standarnya, setiap kegiatan dalam proses pekerjaan dibagi dengan standar waktu yang telah ditetapkan. Tahap ini diulang oleh setiap elemen
4. standar untuk seluruh proses ditemukan dengan penambahan waktu standar setiap kegiatan masing-masing

LEVEL KINERJA
Karena sebagian besar teknik pengukuran kerja mencakup data secara berkala yang menunjukan proses kerja, maka teknik itu tidak mempertimbangkan perbedaan individual antara pekerja, efek dari kelelahan yang dialami, interupsi, coffee breaks, istirahat dan seterusnya.
Penggunaan analisis pelatihan untuk pengukuran level presetasi kerja sangat menguntungkan

STANDAR KERJA
Tujuan utama dari pengukuran kerja ialah untuk mengumpulkan data untuk digunakan dalam mengatur standar-standar pekerjaan ketatausahaan. Standar kerja seharusnya tidak ditetapkan pada tingkatan yang paling efisien, karyawan produktif dapat tercapai.

Keuntungan-keuntungan standar kerja
Pemakaian standar kerja memberikan beberapa manfaat, diantaranya:
1. Membantu meningkatkan efisiensi dengan yag mana karyawan dapat melaksanakan pekerjaan mereka
2. Mereka membantu menginformasikan karyawan dari tingkat produksi mereka yang diharapkan
3. Mereka membantu manager didalam membuat keputusan-keputusan personil
4. Karena karyawan menyadari prosedur-prosedur untuk melaksanakan pekerjaan mereka, lebih sedikit pengawasan diperlukan dan kendali lebih besar diatas proses pekerjaan yang tepat.
5. Mereka menyediakan dasar untuk system upah dorongan
6. Mereka membantu memperbaiki moral karyawan dengan membuat karyawan dengan membuat karyawan sadar akan apa yang diharapkan mereka.

SUMBER: Quible,Zane K.2001.Administrative Office Management.Prentice Hall:New Jersey

Selasa, 09 September 2008

PENGUKURAN KERJA

• Pengukuran kerja ialah penerapan teknik yang direncanakan untuk menetapkan waktu bagi pekerja yang memenuhi syarat untuk menyelsaikan pekerjaan tertentu pada tingkat prestasi yang ditetapkan.
• Faktor yang meyebebkan kenaikan waktu seluruhnya untuk pembuatan sesuatu barang adalah : sifat dan keadaan barang, proses yang berjalan tidak semestinya, waktu tak efektif yang bertumpuk selama produksi berlangsung, kekurangan pihak manajemen atau kelalaian pihak buruh. Semua faktor inilah yang akan mengurangi produktivitas perusahaan.
• Penelitian kerja adalah teknik utama untuk mengurangi kerja terutama dengan meniadakan gerak tak perlu pada bahan maupun tenaga dan dengan menggantikan metode yang tidak memenuhi syarat.
KEGUNAAN PENGUKURAN KERJA
a) Membandingkan efisiensi beberapa metode yang harus dipilih. Apabila dalam keadaan yang lain sama maka metode yang terbaik ialah yang paling sedikit memerlukan waktu.
b) Mengimbangi pekerjaan masing-masing anggota kelompok, dengan disertai menggunakan bagan aktivitas berganda, sehingga ssedapat mungkin masing-masing anggota menjalankan pekerjaan yang memerlukan waktu yang sama untuk menyelsaikannya.
c) Menentukan mesin dan manusia dengan turut menggunakan bagan aktifitas berganda, untuk sejumlah mesin yang dapat dilayani oleh seorang petugas.

Jikalau standar waktu telah ditetapkan, maka penggunaannya ialah :

d) Memberi keterangan mengenai dasar perencanaan dan pembagian waktu produksi, termasuk yang diperlukan oleh pabrik dan tenaga kerja dalam rangka pelaksanaan rencana kerja serta pemanfaatan kapasitas yang tersedia.
e) Memberi keterangan sebagai dasar taksiran untuk penawaran harga penjualan serta janji penyampaian barang.
f) Menetapkan standar penggunaan mesin serta prestasi tenaga kerja yang selanjutnya dapat dipakai untuk maksud tersebut diatas dan sebagai dasar penentuan perangsang.
g) Memberi keterangan untuk pengawasan biaya tenaga kerja dan untuk dapat menetapkan dan memperrtahankan biaya standar.

TEKNIK PENGUKURAN KERJA
• Penelitian waktu.
• Mengambil sampling kegiatan dan kelanjutannya yakni sampling kegiatan bertingkat
• Sintesa dari keterangan standar
• Sistem waktu gerak yang ditetapkan sebelumnya
• Mengadakan taksiran
• Mengadakantaksiran analitis
• Mengadakantaksiran perbandingan

CARA KERJA DASAR
MEMILIH Pekerja yang akan diteliti
MENCATAT Semua keterangan yang berhubungan dengan keadaan lingkungan tempat pekerjaan, metode serta unsur kegiatan didalamnya
MEMERIKSA Dengan seksama keterangan yang dicatat itu serta perinciannya untuk menjamin bahwa metode serta gerak yang paling efektif digunakan dan unsur tak produktif serta asing telah dipisahkan dari unsur produktif
MENGUKUR Jumlah pekerja yang terlibat dalam masing-masing unsur dalam bilangan waktu dengan menggunakan teknik pengukuran kerja yang cocok.
MENYUSUN Staandar operasi yang termasuk juga kelonggaran waktu untuk melepaskan lelah, keperluan pribadi, hal-hal tak terduga dan sebagainya
MERUMUSKAN Secara tepat rangkaian kegiatan dan metode operasi yang waktunya telah ditetapkan itu pada umumnya waktu itu sebagai standar untuk kegiatan dan metode kerja yang telah diperincikannya.

Rabu, 03 September 2008

Pengertian kantor

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, )
5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.